当个上班族其实也还是有「捷径」的。不过我要先说的是，这可并非是证照这类东西。过去十年来，大家都在炒作证照；好似你学历不好、花点小钱补个证照就可以前途光明似的。一些私立大学也多鼓励同学去考证照，毕业时手上十几二十张证照的大有其人；让一些小朋友误以为自己多考些证照，就能一帆风顺了。

但我得说，那概念实际是错的。 证照那东西不过只是一张「门票」。让你在求职的第一关，也就是「简历筛选」时不至于被刷掉罢了。 但能否「通过面试」、能否在一个单位「待下来」、甚至能否「出人头地」，其实关联就不大了。

事实上我该说，很可能一点关联都没了。

因为等进了公司，老板才不会管你跟隔壁那位同时进来的同事谁的证照多；事实上也不太可能记得(我连同仁是甚么学校毕业的都常常记不得)。当然，某些比较保守的单位可能还是会看学历证照来决定升迁，但这也尽是在两人能力极度接近时。如果能力天差地远，学历的要素在现在这时代恐怕也将越来越低了。

对大部分人而言，第一次的晋升通常是最难的。但是否有甚么捷径能让这件事情更简单呢？

我的答案是：「有」，而且还不太难。 因为大部分人的第一份工作，通常若能把握几个重点，都可以很轻易的在工作岗位上凸显自己的价值。

不过奇怪的事情在于，有发现这捷径的人少之又少。 主要是这六项技能学校几乎都不教，以至于大部分人根本不会、也没想过。甚至扭曲的以为，学校学的本职知识、或是学校推荐考的证照，就是自己的强项；或是以为没天没日加班才是输诚。 结果完全都是误会一场，因为这些其实都很难凸显你跟隔壁的同事差异。

但这恐怕也不能怪年轻的朋友，学校教育确实跟社会需求越来越脱节。 以硕士毕业生而言，很可能从大学开始认真读了6-7年，出来后却发现学的东西跟工作几乎不相干。 从我的角度而言，其实这是整体的可惜 -雇主们多付了「高等教育」的薪资价差；而同学们则浪费了很长的时间，专研了可能接下来一辈子也不会再碰的东西。(PS.此句陈述是假设学生只是为了就业而读书；为了兴趣与学术研究的则可能不适用。)

但很伤脑筋的部分是，一些基本功、一些当个上班族一定该会的几件事，学校却似乎从来也不教。

所以我这篇就想分享一下我觉得任何上班族都该会的东西。 如果你能在学校就先把这些事情打好基础，你在第一或第二年的工作阶段，很可能会比其他同学来的平顺，可能会更快卡到一个好位置。

EXCEL

Excel可说是目前这时代一般上班族最需要熟悉的一项能力了。除非你在生产线或是外勤单位，如果是有配发电脑的工作中，这能力是新鲜人一定要会的技能。 甚至讲的极端些，某些领域的工作、或是处在小公司的人，EXCEK很强将最能凸显你与其他人的差异。

这是因为无论是怎么样的内业工作，你都需要制作表单。从资料整理、预算、进度表、分析表单、在库数额，这工具其实广泛应用在各产业中。 是一般公司普遍用来处理复杂资讯问题的第一步(Excel无法解决的才会试着找别的解决方案)。 换言之，若熟Excel，你将有能力简单且清楚的呈现一些复杂的资讯 –无论是表格形式、或是图形式、甚至做进一步的分析。

可是新鲜人对这部分的训练实在太缺乏，先别谈枢纽分析、或是制作公式这类进阶的运用。光是做出一个可以清楚表示资讯内容的表单，就是很多人不懂之处。

我前几个月去一所大学的研究所帮忙评鉴毕业生的专题报告，其中每位学生都要提一份预算书。预算书因为是投影出来的，是否是用Excel、或其中是否有用到复杂的公式，我不知道。 但就结果而论其实内容是有很多不足之处。比方说，表单没有名称，让人不知道这表单到底是甚么。 表单没有制作日期不清楚他们假设的时间区段。 金额没有千分位符号、或没有$的符号、或没对齐，让人难以阅读。或表格制作的比例与宽度没清楚调整，版面配置很怪。 这些看似好像我在吹毛求疵，但其实都是专业与否的基本。

因为表单的制作目的，就是希望自己不亲自出现(或不用开口)，别人也能清楚读懂。 这尤其在作报表给老板或是其他上级长官时很重要。如果一个年轻人，有能力把复杂的资讯转换成清楚易读的表单格式，让别人自己读懂，那这不就让自己不用跟每个人解释内容是甚么了吗？ 省下来的时间，就能做更多事情、达到更多成果，这也就是一种良性循环。

所以，通常若有在学的同学问我「毕业前要学甚么技能」时，我会强烈建议他要有正确以EXCEL处理资料数据的能力。 这包含设计一个清楚易读的表单，包含了标题、日期、加总、正确的数字呈现格式、正确的符号、正确的缩排、以及合适打印的宽度等。能的话，买本Excel的书，从头到尾读过一遍，其实是很有帮助的。

当然，这只是基本，更重要的是该学习使用公式、枢纽分析、甚至能使用宏、写简单的VBA。 因为很多时候上班的环境老板会需要你做出某种分析。 EXCEL如果功能会，很多分析工作可以很快的透过这些方法解决。

这一来让老板的需求你能快速达到，这也让很多不必要的加班能避免。因为有些分析如果以人工处理很繁琐 - 把好几分EXCEL不同栏位的资料组合、加总、分类、然后变成一份新的。但若你会这些功能，其实会能更快的处理问题。

试想想，如果同样一份资料整理的工作。你的同事需要花两天，你只需要两小时且正确无误，谁会在老板心里留下印象呢？

关于报告

我所谓的报告，可不是写论文时甚么研究方法、统计手法之类的东西；指的是纯粹工作上所需要撰写的报告。这包含Email、会议记录、商业书信、进度报告、规格书、合约、提案书、或商业计画等。

说起来国外在这方面就好的多。我之前在加拿大时，虽然念的是工程，可是学校可有开特别一堂「必修课」叫做Technical Writing。 这可不是教你写作技巧，而就是教你怎么写技术文件、与工作报告。 从规格书、短篇报告、长篇报告、分析报告、简报、提案书、甚至包含写履历都有教。但这么重要的东西，台湾学校五花八门的科系好似从来都不开，这也造成大部分毕业生，其实几乎没有撰写报告(以及商业信函)的能力。

这东西为何很重要？因为大部分的人，光是要把一件事情的来龙去脉、与前因后果讲清楚就很难了。 但更多人的问题在于：他们丝毫不觉得应该把心里想的东西写出来。

这是很多年轻朋友常掉入的思维陷阱。他们想说，我就当面报告，或是老板有问就再跟他讲就好，干嘛浪费时间写任何东西呢？

但这其实是把自己放在一个危险的位置。因为很多时候，你不说别人都以为状况顺利。 等到老板一问，发现好像走偏时，他会怪你怎么没提早说，你其实就立刻黑掉了(虽然这种事情当事人都会觉得很委屈)。 再不然就是老板(或是别的长官)答应了某些事情，可是在没有文字确认下，之后对方忘记(或翻案)时，自己只能哑巴吃黄莲。 或甚至是你虽然在某些事情上思虑周延，可是没清楚把自己想法传递给其他成员或是主管，造成大家执行方向不一。

这些都是文字能加以预防，甚至之后能找出做纪录与佐证之处。

所以我其实都会鼓励年轻人，能的话尽量要把工作的状况以文字方式写下来。如果要跟老板讨论复杂的议题，也一定要先提供文字的版本。 一来能让讨论聚焦，二来透过文字清楚写下，自己也能重新思考自己的观点。 一些本来看似简单的观念，当你得透过文字写下来时，你就得重新整理过，确定自己真的清楚认知。因为如果有自己都不清楚的抽象概念，就很难转化成文字，你也必然会碰上困难。 那当碰到困难时，也就能让你找出来自己还有哪里思路不周，就能有所强化了。

档案整理力

开始在外面工作后，你就会开始发现有很多档案是需要重复使用，甚至是日后别人会来跟你索取的。所以若从工作开始的第一年，就建立一个自己好管理的电脑档案管理术，那将也是很有用的一个技能。

这包含了如何设计目录结构、存放方式、命名方式、版本控制、以及备份机制。这些你若有一个自己的逻辑，你的档案就会好找、不会丢失、并能随时取得。

这尤其会影响紧急时刻老板对你的观感。比方说，老板要找某个之前别人传来的规格表。 你若翻箱倒柜后，两手一摊说我的找不到了。 那他恐怕会很失望，甚至恼怒吧？

但若换个情境，老板来问你一年前某个客户针对合约某项条文为何那样签订。你能在十几二十分内，从你电脑中找出相关的档案并告知几个版本的变迁原因时，你想想自己又能如何让老板刮目相看？

结论

大家看了可能会好奇，这些事情都很简单啊，真的是捷径吗？

别怀疑我，这类事件都是办公室环境中不断发生的事情，但也确实不是所有人都能妥善处理好的。更多的新鲜人，是不擅长Excel、没意愿写报告、档案管理的一团乱。 试想想，在第一份工作时，大部分的人跟你可能毕业于差不多的学校、本职学能接近、有类似数量的证照。加上都是第一份工作，彼此对产业认知其实差不多，在这时期要用本职知识打败他们，其实是很难的。

但你却在这三点上多用心，在每次办公室里头的混乱你都能全身而退，甚至能让老板认同。那你说第一次的晋升，会落在谁身上呢？

本文作者为台湾资深管理顾问Joe Chang